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周年慶活動(dòng)策劃方案及流程

來(lái)源：周年慶典策劃公司「合風(fēng)禮儀」

知識了解
「合風(fēng)慶典」廣東廣州市比較專(zhuān)業(yè)的周年慶典策劃活動(dòng)禮儀公司發(fā)布提供的廣告傳媒公關(guān)演出專(zhuān)業(yè)知識“周年慶活動(dòng)策劃方案及流程”，人的成長(cháng)需要生日的儀式來(lái)加持，公司的成長(cháng)也需要周年慶的形式來(lái)見(jiàn)證。對于內部來(lái)說(shuō)，是認可員工付出、提振士氣、慶祝業(yè)績(jì)的途徑，對于外部來(lái)說(shuō)，是展示公司形象、發(fā)展成果、提高知名度的上好機會(huì )。所以，辦好一場(chǎng)成功的周年慶活動(dòng)，對于公司來(lái)說(shuō)，尤為重要。
當然，周年慶也不是全體員工吃個(gè)飯抽個(gè)獎就完事了，周年慶的屬性還是要通過(guò)周年慶展示出公司的氣氛良好、團結一致、實(shí)力雄厚、友商眾多、業(yè)績(jì)上升等積極因素，讓內外部感受到一個(gè)順風(fēng)順水、態(tài)勢良好的信號，從而催生出第三方保持聯(lián)絡(luò )、吸引合作、追加投資等商業(yè)行為，為企業(yè)接下來(lái)的發(fā)展鋪好基石。
為了傳達這種良好的訊號，從周年慶整體氛圍、活動(dòng)效果、布局排場(chǎng)、出席領(lǐng)導和嘉賓、致辭發(fā)言、現場(chǎng)節目等環(huán)節，都要力求做到位。那么一場(chǎng)成功的周年慶活動(dòng)，到底如何策劃呢？

一、活動(dòng)概述
1、背景介紹+發(fā)展目標
周年慶典不止是為了給公司慶生，更是為了回溯企業(yè)發(fā)展歷程、展望企業(yè)未來(lái)，所以要在總結的基礎上做好過(guò)去和現狀的梳理，并提出新的發(fā)展目標，包括業(yè)務(wù)、人才、管理、合作等多個(gè)維度。
2、時(shí)間
周年慶時(shí)間也不需要嚴格按照實(shí)際的創(chuàng )辦日期來(lái)定，前后一段時(shí)間都可以，但是要記得避開(kāi)節假日和行業(yè)重要節點(diǎn)，方便嘉賓邀約和產(chǎn)生更廣闊的影響。
3、場(chǎng)地
周年慶的活動(dòng)場(chǎng)地是需要謹慎挑選的。一般來(lái)說(shuō)，公司周年慶場(chǎng)所無(wú)非是自家公司和酒店，這取決于活動(dòng)量級，如果自家場(chǎng)地足夠，符合活動(dòng)要求那么就可以在自家公司舉辦，搭建相應的場(chǎng)地即可。但如果場(chǎng)地不合適，或者想要更好的效果，那么就可以選擇外面的酒店或者租賃其他場(chǎng)地。
在場(chǎng)地選擇上，要考慮以下幾個(gè)因素：1、交通便利性；2、配套設施；3、場(chǎng)地是否具備足夠的停車(chē)空間；4、活動(dòng)場(chǎng)地容納人數。
場(chǎng)地選擇交通位置較好的酒店，方便五湖四海到來(lái)的嘉賓，試想一下，周年慶都開(kāi)始遠道而來(lái)的嘉賓還堵在酒店不遠處的要道上，或者光是找到酒店所在就繞了好幾條路，那么嘉賓對于周年慶的印象就大打折扣了。
周年慶舉辦前要大致估算下嘉賓和主辦方人員，要確保酒店要足夠的活動(dòng)空間剛好容納總體人數，選擇太大的空間會(huì )顯得人數冷清，選擇太小的空間則顯得擁擠。另外酒店的配套設施也要確認無(wú)誤，比如LED大屏幕、音響設備、舞臺、燈光設備等，如果有損壞或者不合適的要提前做好調換或備選。
由于周年慶外來(lái)嘉賓眾多，停車(chē)位很可能面臨不夠用的情況，那么要么選擇停車(chē)場(chǎng)所夠大的酒店，要么與物業(yè)方協(xié)商，在活動(dòng)當天騰出足夠的停車(chē)場(chǎng)所，方便嘉賓的到來(lái)。
4、嘉賓
嘉賓的邀約一定要提前確定，先確定嘉賓名單和候選名單，再逐個(gè)聯(lián)系，一定要溝通好時(shí)間、地點(diǎn)，對于要致辭的嘉賓也要提前說(shuō)明。為了傳達更好的企業(yè)形象，可以邀請領(lǐng)導、行業(yè)人士、業(yè)界人士甚至邀請明星、網(wǎng)紅站臺。各個(gè)嘉賓一定要妥善溝通，并安排好機票食宿等問(wèn)題。另外，有些公司舉辦周年慶時(shí)，會(huì )安排兩場(chǎng)慶典活動(dòng)，一場(chǎng)對內，參與人員為員工、渠道商、經(jīng)銷(xiāo)商、合作伙伴等，一場(chǎng)對外，參與對象是媒體和公眾。對于這種情況，也要對邀請的嘉賓做好區分和聯(lián)絡(luò )。

二、活動(dòng)策劃
一場(chǎng)完整的周年慶可以包含發(fā)布會(huì )、簽到入場(chǎng)、精彩回顧、未來(lái)展望、頒獎盛典、文藝匯演、慶功晚宴等流程，不同流程之間要做好銜接，控制好時(shí)長(cháng)，有序開(kāi)展。
周年慶發(fā)布會(huì )可以安排在慶典活動(dòng)之前，邀請相關(guān)媒體參加，由董事長(cháng)、總經(jīng)理等企業(yè)高層接受媒體采訪(fǎng)，回答媒體提問(wèn)，并發(fā)布通稿為活動(dòng)預熱造勢。
簽到入場(chǎng)就是周年慶真正開(kāi)始了，要安排好接待人員做好引導和服務(wù)，比如走紅毯、在背景墻簽名等，企業(yè)高層要做好對重要嘉賓的接待和歡迎，攝影師要負責拍照留念，利于素材存檔和企業(yè)宣發(fā)。
嘉賓步入會(huì )場(chǎng)后，先播放企業(yè)宣傳片，隨后活動(dòng)準時(shí)開(kāi)始，由主持人上臺開(kāi)場(chǎng)，并隆重介紹到場(chǎng)嘉賓，并邀請主要領(lǐng)導和嘉賓上臺致辭，并播放相關(guān)PPT等文件，展示公司過(guò)去所取得的輝煌成就，暢想接下來(lái)的宏偉目標。
在不同的環(huán)節中可以適當穿插暖場(chǎng)節目，歌舞、魔術(shù)、沙畫(huà)、抽獎、相聲等，或者融入了企業(yè)產(chǎn)品的節目也可以，節目表演可以由外包的專(zhuān)業(yè)團隊來(lái)承包，也可以由公司的內部員工自編自導后上臺匯演。
接下來(lái)就可以進(jìn)行周年慶頒獎盛典，宣布好員工、先進(jìn)事業(yè)部、特殊貢獻獎等獎項的歸屬，然后邀請員工代表發(fā)表獲獎感言，與全場(chǎng)嘉賓分享下自身如何見(jiàn)證公司的成長(cháng)。
接著(zhù)，便是晚宴環(huán)節，在迎賓人員的引領(lǐng)下大家入場(chǎng)，隨后由董事長(cháng)等高層致敬酒辭，并宣布晚宴開(kāi)始，觥籌交錯間還可以穿插游戲、抽獎等環(huán)節，讓現場(chǎng)氣氛推向高潮。
在整場(chǎng)的周年慶活動(dòng)中，為了打造可以更好的效果，應該注意以下細節。
1、周年慶要有一個(gè)明確的主題，并圍繞主題撰寫(xiě)一句主題口號，活動(dòng)要緊扣主題來(lái)開(kāi)展，并以此作為活動(dòng)來(lái)宣傳。
2、主持人方面，可以聘請當地的主持人，也可以聘請播音主持系的實(shí)習生來(lái)主持，專(zhuān)業(yè)的主持人有著(zhù)更好的控場(chǎng)能力，能夠更好的把握各個(gè)流程，并調節現場(chǎng)氣氛。
3、嘉賓邀約時(shí)，可以以H5邀請函的形式發(fā)放，可以包含活動(dòng)主題、現場(chǎng)流程、出席嘉賓、酒店路線(xiàn)甚至停車(chē)信息，并以酷炫音樂(lè )和燃情音樂(lè )烘托，顯得高大上。
4、如果預算夠，又追求效果，那么3D全息投影投影舞臺是一個(gè)很好的選擇。
5、現場(chǎng)的一些布置細節其實(shí)也能加分很多，比如講塑料瓶裝水改成玻璃水瓶的，老套俗氣的鮮花改成小型的簡(jiǎn)單花卉，傳統的宣傳資料換成環(huán)保材料包裝，并找審美好點(diǎn)的公司設計排版等。
6、現場(chǎng)的禮儀人員要著(zhù)裝統一，而且盡量避免那種千篇一律、一股廉價(jià)感的旗袍，追求那種有檔次然后能讓人一眼看出是工作人員的服裝，然后要有專(zhuān)業(yè)的素養，話(huà)術(shù)統一，要能幫助嘉賓解決問(wèn)題。別等媒體人員過(guò)來(lái)問(wèn)洗手間、出口在哪都不知道，那么整體印象都不會(huì )好到哪里去。
7、活動(dòng)流程的時(shí)間控制一定要設置好。周年慶不是行業(yè)交流會(huì )，你給到各個(gè)領(lǐng)導的致辭稿不要寫(xiě)太長(cháng)，不然領(lǐng)導念得難受，嘉賓也聽(tīng)的沒(méi)有耐心，控制在3-15分鐘之內，同時(shí)要估算各個(gè)流程的大致時(shí)間，控制好整體時(shí)長(cháng)，盡量不要超過(guò)3個(gè)小時(shí)（不包括晚宴）。

三、活動(dòng)管理
活動(dòng)管理包含物料制作及采購、流程細化及確認、后期總結等。
物料方面有慶典舞臺背景板、慶典宣傳片、簽到處布景板、拱形門(mén)、空飄氣球、彩旗、指示牌、橫幅、海報、周年慶手提袋、慶典文化衫、宣傳畫(huà)冊、邀請函、嘉賓禮品、抽獎禮品、會(huì )場(chǎng)鮮花、桌椅、易拉寶、展架、通稿、媒體打包材料等。
現場(chǎng)細化及確認是指要反復思考各個(gè)環(huán)節的流程是否有疏漏，以及如何分配人員到具體的事務(wù)。比如簽到、來(lái)賓、演員、禮儀、主持人、燈光師、攝影攝像、會(huì )場(chǎng)、晚宴等各個(gè)部分都要確認流程，并有專(zhuān)人對接，保證現場(chǎng)實(shí)施沒(méi)有差錯。比如演員禮儀管理這塊，就要找到專(zhuān)人負責演出工作、提前彩排、發(fā)放演出流程、樂(lè )隊人員管理、禮儀人員培訓、統一著(zhù)裝等。
在后期總結上，要做好文字、圖片、音頻、視頻等素材的整理和存檔，并做好活動(dòng)物料的消耗和清點(diǎn)，并對整個(gè)活動(dòng)進(jìn)行書(shū)面的總結報告，分析亮點(diǎn)與不足，制作多媒體回顧光盤(pán)。

四、應急預案
在專(zhuān)業(yè)的策劃公司中，會(huì )反復提到“確認執行細節”，這是因為發(fā)布會(huì )本身及其復雜，包含著(zhù)很多個(gè)細節，而某個(gè)細節出現問(wèn)題，都可能導致慶典產(chǎn)生缺憾。所以需要在活動(dòng)前和活動(dòng)中不斷發(fā)現問(wèn)題、預防問(wèn)題、檢查問(wèn)題，避免出現紕漏。
在慶典前，要進(jìn)行場(chǎng)地考察，安排專(zhuān)人與場(chǎng)地方進(jìn)行協(xié)調溝通，細致了解會(huì )場(chǎng)情況，包括場(chǎng)地大小、應急電源、活動(dòng)設備、防火通道等，同時(shí)要關(guān)注當天的天氣情況，要針對特殊情況準備備選方案，并建立應急小組。
在慶典中和慶典后，要有物品保管和人身提示，同時(shí)做好重要物料的查驗，比如現場(chǎng)設備（包括筆記本電腦）要在前后多次進(jìn)行檢查，確保良好運轉，特別是活動(dòng)文件，要準備好兩臺筆記本備份，以防意外發(fā)生可以及時(shí)應對。
還有用電問(wèn)題，要保證用電的正常使用，自己親自做好功率測試，不然現場(chǎng)弄到一半跳閘就很尷尬了，還有現場(chǎng)有沒(méi)有應急電源，比如所在地區突發(fā)停電能不能保證繼續供電。又比如PPT翻頁(yè)筆至少準備兩支，打印機要搬到現場(chǎng)等。

五、團隊架構
整個(gè)周年慶的籌備要建立相應的團隊，挑選組長(cháng)和各個(gè)部分成員，比如會(huì )務(wù)組、接待組、演出組、宣傳組、禮儀組、后勤組、安保組、財務(wù)組等，同時(shí)各個(gè)成員要做好相應的溝通和培訓，要明確各組乃至個(gè)人的指責分配，保證團隊的執行和協(xié)作，這樣才能為周年慶的展開(kāi)提供基礎。
一場(chǎng)良好的公司周年慶活動(dòng)并非易事，往往是整個(gè)公司無(wú)間協(xié)作下來(lái)的成果，除了好的方案外，執行更是必不可少。只有這樣，才能保證良好方案的成功落地，才能打造卓越的傳播效果，才能讓企業(yè)的良好形象深入人心。

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